Приложение на електронни документи при свикване и вземане на решение на общото събрание на съдружниците в дружество с ограничена отговорност
Приложението на електронните документи в дружественото право ще бъде все по-често срещано явление. Това се дължи на обстоятелството, че в глобалния свят мобилността на хората не може да ограничи дейността на търговските дружества и да се превърне в пречка за свикване на общото събрание на съдружниците и препятстване на работата на върховния орган на дружеството. Свикването на общо събрание на съдружниците и провеждането на същото е свързано с редица процедурни особености. Може ли обаче този процес да бъде дигитализиран? Настоящото изследване си поставя за цел да анализира законодателните възможности за свикване на общо събрание на дружеството с ограничена отговорност във виртуална среда, респективно удостоверяването на обстоятелствата свързани с това посредством създаден електронен документ. Анализирана е и възможността за вземане на решение на общото събрание, което е подписано от съдружниците с квалифициран електронен подпис.
Мобилността на хората през двайсет и първи век дава възможност за широко приложение на дигиталните технологии в търговския оборот. Живеем в свят, в който сделките са на един „клик разстояние“, а електронните документи се предпочитани при сключване на търговски договори. Тази динамика е свързана с определени неудобства, когато се касае за свикване и вземане на решения на общото събрание на съдружниците в дружества с ограничена отговорност (ООД). Търговския закон очертава начина на свикване на общото събрание, вземането на решения и последяващите възможности за защита правата и интересите на съдружниците. Нормите, които уреждат тази материя не са императивни. При учредяване на дружеството или в последствие, начина на свикване на общото събрание и редът за неговото провеждане може да бъде изменен и той да не се припокрива с нормите на Търговския закон. Може ли обаче този процес да бъде дигитализиран? Настоящото изследване си поставя за цел да анализира законодателните възможности за свикване на общо събрание на дружеството с ограничена отговорност във виртуална среда, респективно удостоверяването на обстоятелствата свързани с това посредством създаден електронен документ. Анализирана е и възможността за вземане на решение на общото събрание, което е подписано от съдружниците с квалифициран електронен подпис.
Преди да бъде разгледана нормативната уредба във връзка с приложението на електронните документи при свикване и вземане на решение на общото събрание на ООД, трябва да се изследва възможността за използване на електронните документи в тези специфични дружественоправни отношения. Съгласно чл.3, ал.2 от Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги писмената форма се счита за спазена, ако е съставен електронен документ, съдържащ електронно изявление. Съставеният в електронна форма документ има същата правна стойност като писмения такъв, достатъчно е да съдържа правно релевантно словесно изявление. Трябва да се има предвид, че електронните документи ще са приложими в дружественото право винаги, когато за определени действия не се изисква съставянето на документ в квалифицирана писмена форма или тогава, когато държанието на документа или на екземпляр от него има правно значение[i].
За да обвърже изпратения или получен електронен документ страните, всяка една от тях трябва да има качеството на адресат на електронно изявление[ii]. Не всяко лице е адресат на електронно изявление. Чл.5 от ЗЕДЕУУ признава това качество само на онези лица, които по силата на закон са длъжни да получават електронни изявления или за които въз основа на недвусмислени обстоятелства може да се смята, че са се съгласили да получават изявления в електронна форма. Изводът от законовия текст е, че за разлика от реалния живот, където всеки е обвързан с получената кореспонденция на постоянния си или настоящ адрес, то в дигиталното общуване, за да бъде едно лице обвързано от изпратеното му електронно изявление, то трябва да е изразило изрично съгласие или от конклудентните му действия да се изведе, че същото е дало съгласие да бъде адресат на електронни изявления.
Съществен е и въпросът за стойността на електронния подпис, използван в дружественото право. Чл.13 от ЗЕДЕУУ предвижда, че обикновеният и усъвършенстваният електронен подпис са приравнени на саморъчния, ако страните са се съгласили да използват този начин на това – например ако това е уговорено изрично – в дружествен договор, протокол от общо събрание, или с конклудентни действия (фактът, че и двете страни са подписали с такъв подпис) и т.н. За разлика от обикновения и усъвършенствания електронен подпис, съгласно Регламент (ЕС) № 910/2014[iii], квалифицираният електронен подпис се приравнява на саморъчен и последиците от създаването му са същите като при физическото подписване на документ, без да е нужно съгласие на страните.
След изясняването на тези принципни положения, може да се разгледа и приложението на електронните документи в дружественото право, в частност при свикване на общо събрание на съдружниците в ООД и вземане на решения от компетентността на общото му събрание.
Основно неимуществено членствено право на съдружниците[iv] е участието им в общото събрание на дружеството. Компетентността на общото събрание е очертана в чл.137 от ТЗ, като следва да се има предвид, че то не извършва оперативни действия и няма представителни функции, същите се осъществяват от управителния орган или от нарочно упълномощено за това лице.
Свикването на общото събрание е формална процедура. Когато в дружественият договор не се предвиждат някакви особени разпоредби, приложение ще намери чл.138 и чл.139 от Търговския закон. За да бъде редовно свикано общото събрание е необходимо всеки от съдружниците да бъде поканен за участие в него седем дни преди датата на провеждане на събранието. Самата покана следва да съдържа и дневния ред на общото събрание.
Може ли тази покана да бъде изпратена до съдружниците в дружеството по електронен път? Отговорът на този въпрос не е еднозначен. Тогава, когато дружествения договор предвижда връчване на поканата по посочен от съдружника електронен адрес (имейл), няма пречка общото събрание да бъде свикано от управителя чрез изпращане на покана имейл. Възможно е да бъде предвидено управителят да свика общото събрание и по друг начин – чрез sms известяване или известяване посредством приложения за изпращане на съобщения от типа на Viber, Месинджър или друг подобен софтуер за обмен на съобщения. Законът допуска тази възможност, доколкото изпратените съобщения по своята същност представляват електронен документ, а за свикване на общото събрание е достатъчно поканата да бъде в обикновена писмена форма. Изпратеното съобщение съдържащо словесно изявление представлява електронен документ, който има същата правна стойност като обикновения, писмен документ.
По-дискусионен е въпросът дали при липса на изричен текст в дружествения договор е възможно поканата за свикване на общото събрание да бъде изпратена по електронен път. По начало, за да бъде адресат на електронно изявление, в случая покана за свикване на общо събрание, съдружникът следва да е изявил изрично волята си за това. Тази воля може да е имплементирана в самия дружествен договор, но може да е изявена и в друг документ – протокол от общо събрание, уведомление и т.н. Щом съдружникът е дал своето съгласие, няма пречка изпратената до него покана по електронен да се счита за валидно връчена, достатъчно е волята му да е обективирана в друг документ и тя да може да бъде установена.
По-трудно се установява волята на съдружника, когато от него няма изрично изявено съгласие да бъде адресат на електронни изявления. В този случай е необходимо от конкретните обстоятелства да може да се изведе по един недвусмислен начин, че макар и изрично съгласие да липсва, съдружникът с конклудентните си действия се е съгласил да бъде адресат на електронни изявления. Такъв би бил случая в който, между него и управителя е разменяна кореспонденция във връзка със свикването на общото събрание или по въпроси, свързани с организацията и работата на общото събрание[v]. При всички положения обаче, поканата трябва да бъде изпратена до съдружника в срока по чл.139, ал.1 от ТЗ или в предвидения в дружествения договор срок. Въпросът, който възниква, е как ще се установи дали изпратената по електронен път покана за свикване на общото събрание е получена от адресата в законоустановения срок, за да се приеме, че общото събрание е редовно свикано. Отговорът на този въпрос зависи от действията на съдружника. Ако той прояви активност и потвърди получаване на поканата за свикване на общото събрание, то по този начин лесно ще се установи на коя дата е получил поканата, съответно има ли възражения във връзка с нейното изпращане. По-мъчен е отговорът на въпроса дали поканата е редовно връчена, тогава когато съдружникът бездейства, т.е. не потвърждава получаването ù и не реагира на нея. ЗЕДЕУУ презумира, че времето на получаване на електронното изявление е моментът, в който същото е постъпило в посочената от адресата информационна система. В тази хипотезата съдружникът е заявил желание да бъде адресат на електронни изявления, като е без значение дали той е узнал какво е съдържанието на електронното изявление[vi]. Няма значение дали съдружникът е потвърдил получаването, потвърждаване е необходимо, само ако изричано е уговорено в дружествения договор или в друг документ (електронен включително).
Когато съдружникът не е изявил съгласие да получава електронни изявления на посочен от него имейл адрес или по друг електронен начин и от действията му не може да се извлече такава воля, уведомяването за свикване на общото събрание по електронен път ще е нередовно. В този случай няма да е налице валидно връчване, тъй като, за да бъде едно лице адресат на електронно изявление, трябва да бъдат изпълнени изискванията на чл.4 от ЗЕДЕУУ. Без значение е дали срокът за изпращане на поканата е спазен или не, тъй като съдружникът не може да бъде задължен да е адресат на електронно изявление и уведомяването по електронен път да му бъде наложено. Субектите в гражданския и търговския оборот са свободни сами да преценят дали желаят или не да получават електронни изявления, които да ги обвързват.
Съществува правна възможност поканата да бъде отправена чрез квалифицирана електронна поща по смисъла на Регламент (ЕС) 910/2014. В този случай връчването ще се счита извършено по отношение на лицата и с удостоверено времето, без да е необходимо лицата да са изявили воля за получаване на изявления по електронен път. Самият факт, че адресатът се е идентифицирал и е потребител на услугата препоръчана електронна поща предполага, че желая да бъде адресат на изпращани чрез съответната удостоверителна услуга изявления. Допълнителен аргумент в тази насока дава и разпоредбата на чл. 43, ал. 2 от Регламента – когато връчването се презюмира, когато изявлението е връчено чрез услугата квалифицирана електронна поща.
По начало, при вземане на решение на общото събрание на съдружниците, се съставя протокол, който се подписва от лицето, което го е изготвило. Обикновено той се изготвя и подписва от избрания за председател на общото събрание. В ТЗ няма изрично изискване протокола от общото събрание на съдружниците в ООД да бъде приподписан от всички съдружници или от всички съдружници, участвали в общото събрание. Нормативната уредба дава относителна свобода, доколкото същата задължава управителя да води протоколна книга[vii], но не поставя някакви допълнителни изисквания към формата на самия протокол, имплементиращ решенията на общото събрание. Протоколът от общото събрание е частен свидетелстващ документ, като писмената му форма е форма за доказване, а не за действителност[viii]. По начало протоколът, воден при провеждане на общото събрание, е в обикновена писмена форма. Това означава, че същият може да бъде съставен като електронен документ и да бъде подписа с електронен подпис. Съгласно Регламент 910/2014 г. и ЗЕДЕУУ електронният документ не може да бъде оспорен само въз основа на обстоятелството, че същият съществува само в цифров формат. Дори и дружествения договор да не предвижда изрично възможността протокола от решенията на общото събрание да бъде съставен под формата на електронен документ, няма законова пречка същия да бъде изготвен в този форма. Електронният протокол от общото събрание ще е приложим винаги, когато за вземане на решение на общото събрание се изисква същият да е съставен в обикновена писмена форма.
След измененията в ТЗ (ДВ, бр.105 от 30 декември 2016 г.), определени решения на общото събрание на съдружниците, следва да са имплементирани в протокол, с нотариално удостоверяване на подписите и съдържанието на съдружниците. Тази норма не е императивна, чл.137, ал.4 от ТЗ допуска съдружниците да предвидят в дружествения договор изрично, че за вземане на решенията по чл.137, ал. 1, т. 2, 4, т. 5, предложение първо, и т. 7 от ТЗ се съставя протокол в обикновена писмена форма. При преценка дали протокола за взетите решения може да бъде в електронна форма се изследва обстоятелството дерогиран ли е текста на чл.137, ал.4 от ТЗ и предвижда ли дружествения договор тези решения да бъдат вземани, като за тях се съставя протокол в обикновена писмена форма. Когато дружественият договор предвижда, че решенията, свързани с изключването или приемането на нов съдружник, даване на съгласие за прехвърляне на дружествен дял на нов член, намаляването или увеличаването на капитала, избор на нов управител и вземане на решения за придобиване и отчуждаване на недвижими имоти и вещни права върху тях се вземат с квалифицирана писмена форма, тогава съставянето на протокола под формата на електронен документ не е допустимо. Това е така, защото чл.1, ал.2 от ЗЕДЕУУ изрично посочва, че когато документът трябва да е съставен в квалифицирана писмена форма, нормите на ЗЕДЕУУ не се прилагат.
Нормата на чл.137, ал.4 от ТЗ е създадена в опит да се ограничи злоупотребата и така наречената „кражба“ на фирми. Този законодателен подход доведе до значително увеличаване на разходите, доколкото търговците избрали да прилагат квалифицираната писмена форма заплащат нотариални такси и разноски свързани с това производство.
Възможно ли е да бъдат защитени интересите на съдружниците без да се прилага изискването за квалифицирана писмена форма? Такава възможност има и решението му е в по-широкото използване на електронните документи и квалифицирания електронен подпис при вземане на решения на общото събрание на съдружниците. Особеността на квалифицирания електронен подпис се състои в това, че същият е приравнен на саморъчния такъв, но и гарантира интегритета на подписания с него електронен документ. Подписаният с квалифициран електронен документ не само удостоверява самоличността на автора на електронния подпис, но и гарантира, че същият електронен документ е с конкретно съдържание.
Изложеното, относно вземането на решенията на общото събрание на съдружниците в дружество с ограничена отговорност, е приложима и при вземане на решения от едноличния собственик на капитала. Едноличният собственик има компетентността на общото събрание и за взетите от него решения могат да се съставят електронни документи. Винаги, когато ТЗ предвижда съставяне на документ в обикновена писмена форма, този документ може да бъде в електронен и да бъде подписан с квалифициран електронен подпис.
Приложението на електронните документи в дружественото право ще бъде все по-често срещано явление. Това се дължи на обстоятелството, че в глобалния свят мобилността на хората не може да ограничи дейността на търговските дружества и да се превърне в пречка за свикване на общото събрание на съдружниците и препятстване на работата на върховния орган на дружеството. Винаги, когато се съставя електронен документ следва да се има предвид, че същия е приложим тогава, когато закона изисква документа да е съставен в обикновена писмена форма. ЗЕДЕУУ не намира приложение, когато законът изисква за вземане на решения да бъде съставен протокол в квалифицирана писмена форма или дружествения договор респективни учредителния акт предвиждат такава. При възникване на спорове между съдружниците съда ще трябва да изследва и волята на съдружниците, дали същите са адресати на електронни изявления респективно дали свикването на общото събрание по електронен път е валидно и допустимо ли е използване на електронни документи в процеса на вземане на решения на общото събрание. Нормата на чл.137, ал.4 от ТЗ може да бъде дерогирана, т.е. съдружниците да предвидят, че обикновената писмена форма ще е достатъчна за вземане на решения на общото събрание, но с оглед сигурността и ограничаване на злоупотреби дружественият договор може да предвижда протокола от проведеното общо събрание на съдружниците, да бъде подписан с квалифициран електронен подпис. Това ще внесе сигурност, която се дължи на специфичните особености на квалифицирания електронен подпис и интегритета на данните, който той осигурява. Подписването на дружествени документи с електронен подпис и водене на документацията в електронен формат ще бъде все по-често използвано в дружествените правоотношения, което от своя страна налага и добро познаване на правната уредба, относима към тях.
[i] Виж чл.1, ал.2 от Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги
[ii] Димитров, Г., Право на информационните и комуникационните технологии, Част първа: Гражданскоправни аспекти, Фондация „Право и интернет“, София, 2014
[iii] Виж чл.25 от Регламент (ЕС) № 910/2014
[iv] Маданска, Н., Новите положения в Търговския закон, Коментар на промените, ИК „Труд и право“, София, 2017
[v] Виж Решение №1383 от 10.07.2017 г. по т.д.№2038/2017 г. на ТО VI-1 състав на Софийски градски съд
[vi] Виж Решение №303/7.10.2013 г. по гр.д.№ 3715/2013 г. на ВКС, IV г.о.
[vii] Грозданов, А., Ръководство по търговско право. Търговци, Варненски свободен университет „Черноризец Храбър“, Варна, 2015
[viii] Калайджиев, А., Търговски дружества. Персонални дружества. Дружества с ограничена отговорност, изд.Сиби, София, 2014 г.
