Документи в трудовото досие ще може да се пазят и в електронен вид
Документи в трудовото досие на всеки работник да се съхраняват и в електронен вид. Тази възможност уреди днес Министерският съвет като прие Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя.
На теория възможността работодателите, които желаят, да създават и съхраняват документите от трудовото досие на работника или служителя в електронен формат, беше въведена още на 1 януари 2017 г. с изменението на чл. 128б на Кодекса на труда, но не можеше да бъде осъществена, докато Министерският съвет не приеме специални правила. Днес с наредбата беше направено именно това.
С нея се определят видът на електронните документи, които са част от трудово досие, както и изискванията за тяхното създаване, съхраняване и размяна. Регламентират се и изискванията към информационни системи на работодателите.
Наредбата не задължава работодателите да създават и съхраняват документите за трудовите правоотношения в електронен вид. И всеки шеф на фирма ще може да прецени, според спецификите на работата, кои документи ще пази на хартия и кои в електронен вид. Това той ще определя с Правилника за вътрешния трудов ред.
Наредбата не изброява всички видове книжа, които са част от трудовото досие и може да съществуват и в електронна форма, а прави следната класификация:
- едностранни документи, създадени от работодателя;
- едностранни документи, създадени от работника и служителя;
- документи, които изискват съгласието и на двете страни по трудовото правоотношение;
- документи, издадени от трети лица, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение.
- други данни и информация, касаещи трудовото правоотношение
Друг важен момент в проекта е как ще се подписват е-документите в трудовото досие. Това също ще се определя с Правилника за вътрешния трудов ред, но наредбата поставя и изисквания. Например в нея е предвидено, че документите, създавани от работодателя, задължително се подписват с квалифициран електронен подпис. Когато обаче той поставя такова изискване към книжата, които му предоставят служителите, ще е длъжен да осигури механизъм на подписване за своя сметка.
За размяна на електронни документи между страните по трудовото правоотношение задължително се изисква изрично съгласие на работника или служителя, като това съгласие може да бъде оттеглено по всяко време.
Изпращането и получаването на е-документи ще става чрез препоръчан имейл с възможност за доказване на връчването на всяко съобщение. Всички разходи са за сметка на работодателя.
В наредбата се определят и специфични изисквания към информационната система на работодателя. Тя не трябва да позволява случайно или незаконно унищожаване на документи и данни в нея, неправомерен достъп, изменение или разпространение на личните данни на служителите.
7
Коментирайте
Странно е изискването за КЕП. Това силно ограничава кръга на лицата, които могат да ползват този ред.
И колко работодатели ги интересува това? Добре, че не е задължително.
Не мисля, че електронното съхранение на документи е по-сигурно. При повреда на компютъра какво се случва с тях?
Не го мисли. За тази цел си има сървър.
Най накрая. Тази бумащина в момента просто е безпредметна.
В цивилизованите държави отдавна са си решили проблема.
Наредбата не задължава – ОК. Но какви облекчения или стимули за работодателите преодставя? Например КЕП и задължението на работодателя да осигурява за своя сметка ползването от страна на служителите.